Lorsqu’un logement change de locataire, la signature du bail ne suffit pas toujours. Dans la plupart des districts vaudois, le bailleur doit aussi remettre une formule officielle indiquant notamment le précédent loyer et les motifs d’une éventuelle augmentation. En 2026, cette formalité reste obligatoire à Lausanne et dans tout le canton, à l’exception du district d’Aigle.
Une obligation liée à la pénurie de logements
Le droit fédéral permet aux cantons d’imposer l’utilisation d’une formule officielle lors de la conclusion d’un nouveau bail d’habitation lorsque le marché connaît une pénurie de logements.
Dans le canton de Vaud, cette obligation est mise en œuvre par la loi sur l’utilisation d’une formule officielle au changement de locataire. Son application dépend de la situation de pénurie constatée dans chaque district.
Pour 2026, l’État de Vaud indique que seul le district d’Aigle, avec un taux moyen de logements vacants de 1,58 %, n’est pas considéré comme étant en situation de pénurie. Tous les autres districts sont concernés. Le taux cantonal utilisé pour cette classification s’élève à 0,94 %.
Lausanne fait donc partie des régions dans lesquelles la formule officielle doit être notifiée au nouveau locataire. Cette règle concerne également les autres districts vaudois, sous réserve d’une éventuelle situation particulière officiellement reconnue pour une commune.
À quoi sert cette formule ?
La formule officielle vise principalement à assurer la transparence au moment de la relocation. Elle permet au nouveau locataire de connaître le loyer payé par le précédent occupant et de comprendre les raisons d’une éventuelle hausse.
Le document distingue notamment le loyer net des frais accessoires. Lorsqu’une augmentation intervient entre les deux locations, sa motivation doit être indiquée de manière suffisamment claire.
La formule n’est pas une autorisation administrative du montant du loyer. La Direction du logement homologue le modèle utilisé, mais elle précise que les loyers et les frais accessoires inscrits dans le document ne sont pas approuvés par l’État. Un désaccord portant sur le montant relève des procédures prévues en matière de bail.
Un document distinct du contrat de bail
La formule officielle ne doit pas être confondue avec le bail, ses conditions générales ou les Règles et usages locatifs du canton de Vaud.
Ces documents ont des fonctions complémentaires :
- le contrat fixe les conditions particulières de la location ;
- les RULV complètent le cadre fédéral et précisent les droits et obligations des parties ;
- la formule officielle communique les informations relatives au loyer initial dans les secteurs où son utilisation est obligatoire.
Une simple mention du précédent loyer dans le contrat ne remplace donc pas nécessairement la formule cantonale agréée. Le bailleur ou sa gérance doit utiliser un modèle reconnu par la Direction du logement.
Quels contrôles effectuer avant une relocation ?
La première vérification porte sur la situation géographique du bien. En 2026, un logement situé à Lausanne se trouve dans un district en pénurie. La formule officielle doit donc être intégrée au dossier de relocation.
La gérance devrait ensuite contrôler les éléments suivants :
- l’identité exacte du logement et des parties ;
- le montant du précédent loyer net ;
- les anciens frais accessoires et leur mode de perception ;
- le nouveau loyer et les nouveaux frais accessoires ;
- la date depuis laquelle l’ancien loyer était appliqué ;
- les motifs précis de toute augmentation ;
- l’utilisation d’un modèle officiellement agréé ;
- la preuve de la remise au locataire.
Il est prudent de préparer cette documentation en même temps que le bail, et non après l’entrée du locataire dans les lieux. Un processus standardisé réduit les risques d’oubli et facilite la conservation des preuves.
Pourquoi la preuve de la remise est-elle importante ?
En cas de litige, il peut être nécessaire d’établir non seulement que la formule a été remplie, mais aussi qu’elle a été communiquée au locataire au moment requis.
La gérance peut notamment faire signer un accusé de réception ou conserver une preuve d’envoi. La méthode retenue doit permettre d’identifier clairement le document remis et sa date.
L’absence de formule, l’utilisation d’un modèle non agréé ou une notification défectueuse peut avoir des conséquences sérieuses sur la fixation du loyer initial. La portée exacte dépend cependant des circonstances et de la jurisprudence applicable. Si une omission est découverte, le bailleur ne devrait pas tenter de la corriger rétroactivement sans obtenir un avis juridique.
Que peut faire un locataire qui n’a rien reçu ?
Un locataire qui pense ne pas avoir reçu la formule officielle devrait commencer par vérifier l’ensemble des documents remis lors de la signature. La formule peut être séparée du bail ou jointe aux annexes.
S’il subsiste un doute, il peut demander une copie à la gérance et solliciter un conseil auprès de l’ASLOCA, d’un professionnel du droit ou de l’autorité compétente. Les délais de contestation et les conséquences d’un défaut de notification sont des questions juridiques qui doivent être examinées rapidement et individuellement.
La Préfecture du lieu où se situe l’immeuble intervient comme autorité de conciliation en matière de bail dans le canton de Vaud. Une démarche ne devrait toutefois pas être engagée sur la base d’une information générale sans vérifier les faits, les dates et les documents du dossier.
Et dans le district d’Aigle ?
L’État de Vaud indique qu’en 2026 le district d’Aigle n’est pas classé en situation de pénurie. L’obligation cantonale liée à la pénurie n’y est donc pas appliquée de la même manière pour la notification du loyer lors d’un nouveau bail.
Cette exception ne supprime pas les autres règles du droit du bail. Elle ne concerne pas non plus les formules officielles exigées dans d’autres situations, par exemple pour certaines hausses de loyer ou pour une résiliation notifiée par le bailleur.
Avant de conclure qu’aucune formule n’est nécessaire, il convient de vérifier l’adresse exacte du logement, la nature du contrat et la règle applicable au moment de sa conclusion.
Une formalité essentielle pour une gestion rigoureuse
À Lausanne et dans la majorité du canton, la formule officielle du loyer initial fait partie des documents essentiels d’une relocation en 2026. Elle favorise la transparence et permet au locataire de comprendre l’évolution du loyer.
Pour le propriétaire, une procédure bien documentée protège également la sécurité juridique du dossier. La bonne pratique consiste à vérifier le périmètre d’application, utiliser un modèle agréé, motiver clairement toute hausse et conserver la preuve de la remise.
En cas de situation inhabituelle ou d’erreur déjà commise, une vérification juridique individuelle reste indispensable.
Sources vérifiées